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什么是知识管理_ISO 30401知识管理体系标准要点分析

文章来源:华道顾问 编辑:华道顾问

        什么是知识管理?相信大家平日都有所耳闻,但当中又有多少人真正了解呢?新标准ISO 30401《知识管理体系——要求》于2018年11月发布,对知识管理做出了定义。该标准将知识定义为“一种人类或机构的资产,促进有效的决策及行动”,指出知识属于个人、群体或机构,可以从学习或经验中获取。简单来说,知识管理是机构创造及运用知识的一套方针。ISO 30401由国际标准化组织(ISO)技术委员会(TC 260)制定,并以《附件SL》(Annex SL)内的高阶架构及相同文本为依据,从而加强与其他管理体系标准的融合。标准明确规定了在机构内促进知识的发展、共享及有效使用知识时所需的要求,以实现其目标。通过一个全面、综合及跨领域的视角,ISO 30401旨在支持机构开发一个可有效推广并能通过知识创造价值的管理体系。同时,该标准可作为独立文件支持机构的知识管理活动,也可作为涵盖面更广的管理体系(如涵盖质量、环境及健康与安全元素的管理体系)不可缺少的一部分。

一、制定ISO 30401的原因

知识作为一种无形资产,需要开发、整合、保留、共享、调整及应用,以便员工可做出有效而一致的决策,按照过往经验解决问题并提出新见解。目前,机构单单依靠自主学习的形式,不足以赶上技术及业务经营急剧转变的形势。为此,他们要率先一步慎重地创造、整合、应用及重用知识。

对处于不同地区的机构而言,若所有分公司执行同一流程及提供相同的服务,跨地区分享良好经验、专门技术,互相学习,可带来莫大裨益。有些机构的重要知识往往由个别员工掌握,一旦机构出现变化或个别员工离职,知识便有流失的风险。如今员工流动性强,使这个问题变得更严峻。

目前,知识管理正变得越来越重要,很多国家都渴望发展“知识型经济”,使得知识成为财富的主要来源。

二、ISO 30401的架构及内容

(一)ISO 30401为知识管理清晰列出了多个指导原则,包括:知识的性质:知识是无形的、复杂的,由人类创造;价值:知识在机构实现目标的过程中起着关键作用,知识管理是发掘知识潜在价值的一种途径;关注点:知识管理应根据机构的目标、策略及需求而实施;适应性:没有一个知识管理方案适用于所有机构及其经营环境,机构可因需要及环境制定自己的知识管理方法;沟通:每个人对知识的理解都存在差异,为达成共识,知识管理应经过人与人之间的交流后共同创建,适当时候可以内容、流程及技术作支持;环境:知识并不是直接被管理的,知识管理侧重于管理工作环境,使知识不断循环;文化:文化对有效的知识管理至关重要;重复性:知识管理应包含学习及反馈循环。

(二)除了各管理体系标准(环境、领导、规划、支持、运营、绩效评估及改进)的标准条文外,ISO 30401还强调以下主题,每个主题分别代表知识管理体系中的不同重要维度。
1.通过一系列系统活动和行为开发知识并建立知识管理系统
机构获取新知识的方法包括发掘知识、从外部获取知识、研究、创新、反馈、经验教训及把现有知识作崭新的应用;应用现有知识改善行动和决策,使之成为有效知识,包括知识转移及共享、知识重用及创意解难;保存现有知识,预防机构流失知识,包括知识归档、信息备份、接任计划及上司指导;处理过时或无效的知识,避免机构在当下的环境中,运用不当的知识,导致出错或工作效率低下。

2.促进不同类型知识交流的活动及行为
人际沟通及互动:通过个人、群体及机构之间的互动,交换及共享知识;展示:通过展示、记录及(或)编纂来创造知识;合并:将已编纂的知识策展、正规化、构建或分类,使知识易于获取及寻找;内化及学习:检阅、评估及吸收知识,融入实践之中。

3.建立知识管理体系的要素
人力资本:明确各人所属的角色及责任,包括所有知识管理体系的管理者,确保机构的知识管理得到支持;流程:定义适合机构流程的知识活动,包括程序、指引、方法及措施;技术及基础设施:电子媒介、虚拟与现实工作环境及其他工具,如流动应用程序、门户网站、维基百科、搜索引擎、云端运算、大数据平台、协作工作平台及非正式会议室;管理:制定策略、预期目标及方法,确保知识管理体系能配合整体业务需要;文化:就分享及从错误中学习而形成的态度及规范;其他:需要平衡在知识共享时有可能面对的保密、知识产权及(或)知识保护等要求。

三、资料性附录

除了标准的核心要求外,ISO 30401还有3份资料性附录:
附录A——知识范畴,从已明确编纂的知识到未经编纂的经验及(或)基于行动的知识,说明知识如何以多种类型及形式出现。一方面,有些知识不易察觉或不能以文字或符号表达;另一方面,有些知识可以记录或收录(如课本、文件、开放式的电子学习内容)。
附录B——知识管理与相关学科的关系,列出了一系列与知识管理产生相互作用的课题,包括信息管理、数据管理、商业智能、客户关系管理、学习、机构发展及培训、机构学习、人力资源管理、创新管理、风险管理及质量管理。
附录C——知识管理文化提供一系列信息,说明寻求、共享、开发及应用知识的方法。

结语
ISO30401:2018是目前首个针对知识管理要求的标准,提供一致及系统化的要求。该标准可独立用作认证的准则,也可作为支持有效实施其他管理体系标准(如ISO 9001、ISO 14001、ISO 45001)的重要一环。

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